Zásady ochrany osobních údajů
Tyto Zásady ochrany osobních údajů mimo jiné doplňují Obchodní podmínky pro vystavovatele a Podmínky prodeje přístupu k online části akce a vstupenek na živou část akce „Hvězdy e-mailingu“ (dále také jen „Konference“).
1. Pro potřeby těchto Zásad ochrany osobních údajů se rozumí:
Společností: BEST FUTURE, s.r.o., IČ: 02616017, se sídlem třída Edvarda Beneše 1555/222, Hradec Králové zapsaná u Krajské soudu v Hradci Králové sp.zn. C 33206, e-mail: info@hvezdyemailingu.cz, webové stránky www.hvezdyemailingu.cz.
Návštěvníkem zákazník, který odeslal objednávku vstupenky a je tak pravděpodobné, že se akce Konference zúčastní nebo má zájem se zúčastnit.
Vystavovatelem osoba, která na Konferenci užívá výstavní plochu za účelem vlastní prezentace, ať už na základě přihlášky nebo přímého oslovení ze strany Společnosti.
Zájemcem je návštěvník webových stránek, který se přihlásil o přístup do online části konference Hvězdy e-mailingu, příp. který se přihlásil k odběru newsletteru.
Divákem je zákazník, který odeslal objednávku přístupu do online části Konference nebo který získal přístup do online části Konference jako dárek, a je tak pravděpodobné, že bude Konferenci v online části sledovat.
Uživatel se v těchto zásadách používá jako zastřešující pojem pro návštěvníka, vystavovatele i zájemce, diváka.
Vstupenka opravňuje osobu na ni uvedené ke vstupu na Konferenci v den konání živé akce v Hradci Králové.
2. Společnost je pořadatelem marketingové akce konference Hvězdy e-mailingu zaměřené na využití e-mail marketingu, včetně souvisejících vzdělávacích akcí (např. online části konference, workshopů a poradenských stolů). V zásadách se pro konferenci Hvězdy e-mailingu, její online i živou část používá zkratka Konference.
3. Znění zásad pro ochranu osobních údajů může společnost změnit či doplňovat. O každé takové změně e-mailem informuje uživatele nejméně 30 dnů před nabytím účinnosti změn.
1. Na uživatele, kteří jsou fyzickými osobami, se vztahuje Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ obecné nařízení o ochraně osobních údajů, (v těchto zásadách také jako ‚GDPR‘), přičemž tyto zásady upravují, jak s jejich osobními údaji společnost nakládá.
2. Uživatel bere na vědomí, že odesláním objednávky vstupenky, vystavovatelské přihlášky, přihlášením k odběru newsletteru nebo prohlížením webových stránek Konference dochází ke zpracování osobních údajů společností nebo třetími osobami, které společnost pověřila zpracováním. Vždy v souladu s těmito zásadami a našimi zásadami použití Cookie.
3. Společnost zpracovává výhradně osobní údaje získané od uživatele. Uživatel poskytuje společnosti údaje dobrovolně a vědomě a zároveň poskytne údaje úplné, pravdivé a aktuální týkající se výhradně jeho osoby. Pokud uživatel zadává údaje třetích osob, odpovídá za to, že s údaji nakládá oprávněně a nedochází k zásahu do práv třetích osob.
4. Společnost může nakládat s těmito údaji:
U vystavovatelů se jedná o:
jméno a příjmení
fakturační adresa a IČ
adresa elektronické pošty (e-mail)
telefonní číslo
webová adresa projektu
IP adresy zařízení, z nichž jsou stránky prohlíženy
U návštěvníků se jedná o:
jméno a příjmení
fakturační adresa a IČ
adresa elektronické pošty (e-mail)
telefonní číslo
IP adresy zařízení, z nichž jsou stránky prohlíženy
U zájemců se jedná o:
jméno
adresa elektronické pošty (e-mail)
IP adresy zařízení, z nichž jsou stránky prohlíženy
5. Osobní údaje u vystavovatelů jsou zpracovávány za účelem plnění smlouvy (vyřízení vystavovatelských přihlášek, administrativy ohledně pronájmu výstavního místa, informování o technických a organizačních záležitostech týkajících se vystavování na Konferenci). E-mail a IP adresy zařízení, z nichž jsou stránky Konference prohlíženy, jsou zpracovávány za účelem oprávněného zájmu společnosti (informování o dalších ročnících Konference, událostech týkajících se Konference nebo partnerských událostí souvisejícími s marketingem, e-mail marketingem). Osobní údaje podle tohoto odstavce jsou zpracovávány počínaje obdržením přihlášky vystavovatele nebo souhlasem s vystavovatele s prezentací na Konferenci
– po dobu 10 let od ukončení smlouvy odpovídající promlčecí době pro případ vzniku sporu v případě zpracovávání za účelem plnění smlouvy
– a po dobu konání Konferencí, v případě zpracování za účelem oprávněného zájmu společnosti.
6. Osobní údaje návštěvníků jsou zpracovávány za účelem plnění smlouvy (vyhotovení, administrace a zaslání vstupenky, informování o organizačních a technických záležitostech týkajících se Konference). E-mail a IP adresy zařízení, z nichž jsou stránky prohlíženy, jsou zpracovávány za účelem oprávněného zájmu společnosti (informování o dalších ročnících Konference, událostech týkajících se Konference nebo partnerských událostí souvisejícími s marketingem, e-mail marketingem).
Osobní údaje podle tohoto odstavce jsou zpracovávány počínaje obdržením objednávky vstupenky -po dobu 3 let od konání konference pro případ vzniku sporu v případě zpracovávání za účelem plnění smlouvy
-a po dobu konání Konferencí, v případě zpracování za účelem oprávněného zájmu společnosti.
7. Osobní údaje zájemců mohou být zpracovávány prostřednictvím ukládání cookies v souladu s našimi zásadami použití Cookie. a dále na základě souhlasu za podmínek uvedených níže.
III. ZPRACOVÁVÁNÍ ÚDAJŮ NA ZÁKLADĚ SOUHLASU A JEHO ODVOLÁNÍ
1. Osobní údaje zájemců, které jsme uvedli výše, může společnost zpracovávat také tehdy, dostane-li k tomu dobrovolný a informovaný souhlas zájemce. Pronájem plochy pro vystavovatele nebo prodej vstupenky nejsou nikdy vázány na poskytnutí souhlasu se zpracováním osobních údajů.
2. Souhlas může mít nejčastěji formu checkboxu, e-mailu, double opt-in ověřením nebo jej zájemce udělí aktivním krokem vyžadovaném v e-mailu. Souhlas je udělen také vyplněním e-mailu a přihlášením k odběru newsletteru na webu Konference.
3. Souhlas může být udělen k různým účelům společně nebo jednotlivě:
Aby společnost mohla e-mailem informovat o Konferenci, tj. zasílat obchodní sdělení, která se týkají Konference a o partnerských událostech týkajících se marketingu, e-mail marketingu, přestože se zájemce prozatím žádné takové akce nezúčastnil.
Aby společnost mohla osobní údaje používat pro doručení co nejrelevantnější reklamy a informací o Konference mj. také prostřednictvím remarketingu. V takovém případě mohou třetí osoby (zejména společnosti Google a Facebook) poskytnuté osobní údaje spojovat a kombinovat s údaji, které mají k dispozici, a které získaly v souladu s právními předpisy.
4. Zpracovávat osobní údaje na základě souhlasu společnost může po dobu organizování Konference. Lhůta pro zpracovávání může být kratší, pokud zájemce souhlas odvolá, a to zasláním e-mailu na adresu info@hvezdyemailingu.cz.
5. Uživatel bere na vědomí, že odesláním objednávky vstupenky, objednávky přístupu do online části Konference, objednávky záznamu online části Konference, vystavovatelské přihlášky, přihlášením k odběru newsletteru, návštěvou webových stránek Konference apod. mohou být osobní údaje nashromážděné společností zpracovány na základě oprávněného zájmu i společností Simpleshop, příp. Maileon (XQueue GmbH)
6. Pokud zájemce nebude chtít nadále dostávat e-maily od společnosti, může se z odběru vždy odhlásit kliknutím v zápatí každého e-mailu. To bohužel není možné v případě e-mailů, které jsou nezbytné, aby je obdržel divák, návštěvník nebo vystavovatel (např. informace o organizačních změnách Konference, umístění záznamů Konference, aktualizací přístupů do online části Konference).
7. Odhlášení z odběru společnost vždy považuje za odvolání souhlasu ve smyslu čl. 7 odst. 3 GDPR nebo podání námitky podle čl. 21 GDPR v případě e-mailů, které společnost zasílá na základě oprávněného zájmu.
8. Souhlas udělený dle výše uvedených odstavců platí také pro společnosti pověřené zpracovatelem.
IV. DALŠÍ USTANOVENÍ O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1. Společnost má povinnost poskytovat uživatelům co nejrelevantnější informace o Konferenci, proto může využít jejich IP adresu a jiné identifikátory v souladu s našimi zásadami použití Cookie prostřednictvím analytických webových nástrojů k vyhodnocování návštěvnosti webu a uživatelského chování v online prostoru k dodání individualizovaných informací v rámci oprávněného zájmu společnosti a na základě uděleného souhlasu.
2. Po uplynutí lhůt ke zpracovávání osobních údajů nebo zániku důvodů pro zpracovávání společnost osobní údaje ihned zlikviduje.
3. Uživatel bere na vědomí, že společnost vynaloží maximální úsilí, aby nedošlo k neoprávněnému zpracování osobních údajů jinými osobami, nicméně neodpovídá uživateli za újmu způsobenou neoprávněným zpracováním osobních údajů třetí osobou.
4. Uživatel bere na vědomí, že společnost využívá cloudové řešení Google Suite od společnosti Google LLC, Kalifornie, USA. Společnost Google využívá smluvní doložky odpovídající evropským předpisům o ochraně osobních údajů. Společnost vždy nechává údaje o svých uživatelích uložit na úložiště v rámci Evropské unie. Nedochází k předání osobních údajů do třetích zemí.
5. Společnost dále využívá pro naplnění účelu zpracování služby Maileon, Simpleshop, Youtube jejichž provoz je v souladu s evropskými předpisy o ochraně osobních údajů a kterým můžou být údaje předány. Vždy však pro naplnění účelu zpracovávání.
6. Na uživatelova zařízení mohou být ukládány cookies především za účelem funkčnosti probíhajícího připojení, personalizace reklam, nabízení služeb a zjišťování uživatelových preferencí, a získané údaje předávány službám Seznam, Google a Facebook, v souladu s našimi zásadami použití Cookie
7. Osobní údaje budou zpracovávány automatizovaným i neautomatizovaným způsobem. Subjekt údajů nebude předmětem individuálního automatizovaného rozhodnutí.
8. Uživatel má v souladu s GDPR právo obrátit se na společnost a chtít informace, jaké jeho osobní údaje jsou společnost zpracovává, vyžádat si přístup k těmto údajům a nechat je aktualizovat nebo opravit, popřípadě požadovat omezení zpracování, požadovat kopii zpracovávaných osobních údajů, požadovat v určitých situacích výmaz osobních údajů a v určitých případech má uživatel právo na jejich přenositelnost. Proti zpracování na základě tzv. Oprávněného zájmu lze vznést námitku. Nevyhoví-li společnost námitce, má uživatel právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu
osobních údajů. Tímto ustanovením není dotčeno oprávnění uživatele obrátit se se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů přímo.
9. Uživatel vždy vyrozumí společnost o změnách v osobních údajích, aby byly zpracovávány pouze aktuální a úplné údaje, a to na žádost společnosti i bez žádosti, dojde-li ke změně údajů.
10. Návštěvník i vystavovatel zároveň uděluje společnosti souhlas se jeho zachycením na fotografiích a videozáznamech z Konference včetně jejich zveřejnění na webu a sociálních sítích společnosti.
1. Veškeré právní vztahy vznikající na základě nebo v souvislosti se zpracováním osobních údajů se řídí právním řádem České republiky. A to bez ohledu na to, odkud byl přístup k webové stránce společnosti realizován. K řešení případných sporů vzniklých v souvislosti s ochranou soukromí mezi uživatelem a společností jsou příslušné české soudy, které budou aplikovat české právo.
2. Tyto Zásady ochrany osobních údajů nabývají účinnosti 1. 1. 2022.
